UPSA

UPSA Aumenta La Matriculación Gracias a La Tecnología Digital

La Universidad Pontificia de Salamanca (UPSA) es una universidad española sin ánimo de lucro, propiedad de la Conferencia Episcopal Española. Conociendo las prioridades de los estudiantes de hoy, la universidad se embarcó en un viaje de transformación digital modernizando su marketing, su tecnología digital y su infraestructura digital.

Este cambio se produjo tras la llegada de Javier Tabernero, director de Marketing y Admisiones de la UPSA, que centró todos sus esfuerzos en mejorar un proceso de matriculación desfasado, que solo tenía lugar durante la primavera de cada año. Los procesos eran manuales y lentos, y era difícil hacer un seguimiento de la información sobre los futuros estudiantes. Para competir con universidades más grandes, la UPSA necesitaba cambiar.

Un proyecto que empezó agilizando el proceso de matriculación, ha dado lugar a una experiencia completamente personalizada para los futuros estudiantes y su interacción con la universidad. ¿Los resultados? Un aumento del número de solicitudes, un proceso de matriculación más eficiente y una mejor experiencia para los estudiantes.

Superar Un Enfoque Pasivo en La Captación de Alumnos

En un mercado competitivo que busca atraer a los mejores estudiantes, no basta con una buena reputación -todas las universidades de España entran en esta categoría y tienen una amplia oferta académica-. La competencia es feroz y los potenciales alumnos son muy exigentes, con razón.

“Hay mucha diferencia a la hora de gestionar la admisión de sus alumnos cada universidad”, explica Tabernero. “Su elección no se debe a la calidad de la oferta académica, sino a la forma en que las universidades llevan a cabo la captación de estudiantes y al grado de eficacia y detalle de las comunicaciones. Los estudiantes esperan una experiencia superior, pero en UPSA no la estábamos ofreciendo. En esta universidad no existían procesos avanzados de captación”.

“La implicación inicial es clave. Desde el momento en que la universidad contacta con un estudiante hasta que éste se inscribe, es donde se consigue o se pierde la matrícula”, afirma Tabernero.

Esto obliga a las universidades a ser flexibles y a adaptarse a lo largo de todo el proceso de matriculación. “Un estudiante cuyo interés captaste en noviembre del año anterior no tiene el mismo perfil que el que encuentras en junio”, continuó Tabernero. “El estudiante de junio necesita tomar una decisión ya. Tu estrategia debe ser muy diferente”.

Las expectativas y necesidades varían en función de la edad, la experiencia y la formación de los alumnos. “Los estudiantes mayores suelen necesitar un cierto grado de adaptación que no tiene un joven de 18 años”, dijo Tabernero.

Trabajar con Socios Expertos para Garantizar Una Transición Fluida

La UPSA quería seguir siendo más competitiva, elevar el número de matrículas, y gestionar el proceso de captación de forma más ágil, logrando que el número de matrículas anuales aumentara en más de un 20% tras la integración de Salesforce.

Omega, partner especializado de UPSA, ayudó a definir el proceso de captación utilizando Sales Cloud, a la vez que se adaptaba a los estándares de Salesforce Education Data Architecture, específicos del ámbito educativo.

Tabernero comentó: “Sales Cloud nos permite por fin saber quién nos pide información. Ahora vemos si hemos contactado con alguien, lo que nos ha dicho y el siguiente paso que tenemos que dar”.

Omega también implantó Marketing Cloud, liderando la integración con los procesos que UPSA diseñó con The Cocktail, su colaborador de marketing. Ahora, en lugar de esperar a una ventana de matrícula corta, el proceso del solicitante comienza cuando solicita información. Cada proceso permite a UPSA personalizar las comunicaciones con los futuros estudiantes y garantiza entregar el tipo adecuado de contenido a la persona adecuada y en el momento preciso.

Además, para modernizar y mejorar las comunicaciones, se implementó Salesforce Digital Engagement a través de WhatsApp, mejorando así la facilidad de contacto con los estudiantes y la supervisión de las comunicaciones.

“Si un estudiante contacta y haces un seguimiento desde el principio, tienes muchas más posibilidades de que acabe convirtiéndose en un éxito”, dijo Tabernero.

Una Herramienta que Evoluciona con Usted

La modernización de los procesos y la mejora de las comunicaciones se tradujeron en un notable aumento de las solicitudes de admisión y más de 250 matrículas en apenas un año.

La UPSA ha diseñado un modelo de relación que abarca todo el proceso, desde la primera exposición y la publicidad hasta la matriculación.

La UPSA también ha definido una serie de procesos que facilitan la identificación de las diferentes etapas de la conversión. El sistema simplificado segmenta a los posibles alumnos, teniendo en cuenta las etapas y necesidades de su proceso personal, permitiendo así realizar campañas y estrategias para atraerlos. El resultado, un aumento del 40% en el número de solicitudes de información y del 50% en el número de solicitudes de admisión.

“He conocido otros sistemas de CRM y no hay comparación. No solo por la herramienta en sí, sino por sus posibilidades de personalización y mejora. No quiero una herramienta que me ate a una forma de trabajar, sino una que evolucione conmigo. Para mí, eso es Salesforce”, afirma Tabernero.

En el primer año de implementación de Salesforce, la universidad ha visto aumentar un 20% el número de matrículas. Y ya está preparando la siguiente fase de su desarrollo digital: implementar Experience Cloud, que permitirá un mejor uso de las pruebas de admisión y ayudará a los estudiantes con la autogestión de las admisiones. Según Tabernero, la UPSA está deseando ver hasta dónde puede llegar con Salesforce como aliado.

Sobre la Universidad Pontificia de Salamanca

La Universidad Pontificia de Salamanca (UPSA) es una universidad católica que atiende a 7.500 estudiantes a lo largo de dos campus. Es famosa por sus Facultades de Ciencias de la Salud, Psicología, Ciencias del Seguro, Jurídicas y de la Empresa, Comunicación, Informática y Educación.