Université PSL (Paris Sciences & Lettres)

Une plateforme centrale qui facilite le parcours étudiant

Fondée en 2010 et composée de 11 écoles illustres, la prestigieuse université française PSL (Paris Sciences & Lettres) s’est imposée parmi les 50 meilleurs établissements mondiaux de l’enseignement supérieur. PSL mène une politique volontariste en faveur de la diversité et de l’égalité des chances, et accueille des étudiantes et des étudiants à très haut potentiel, de France et de l’étranger, dans les 60 diplômes délivrés par l’Université, de la licence au doctorat.

En 2016, l’université a fait appel à Salesforce avec l’objectif d’harmoniser, simplifier et fluidifier l’ensemble du parcours candidat, de la phase de prospection à l’étape ultime d’onboarding pour les admis. Pionnière dans le secteur de l’enseignement supérieur, l’institution a personnalisé la plateforme pour l’adapter à ses besoins, et créé un portail apportant aux prospects une visibilité totale sur leurs candidatures et les services connexes offerts par l’Université. Et ce n’est pas tout. Afin d’établir une connexion plus forte, l’équipe utilise Salesforce pour personnaliser les communications et offrir plus de valeur aux prospects, aux étudiants, et même aux parents dont les enfants envisagent de faire des études supérieures.

Simplifier les process de candidature et tisser de longues relations

Extrêmement sélective, l’université PSL reçoit chaque année des dizaines de milliers de candidatures. Seuls 3% à 18% des candidatures sont retenues, selon les cursus visés. « Notre enjeu est de cibler des étudiants à haut potentiel, de tous horizons, et de les accompagner tout au long du processus d’admission, afin qu’ils puissent se projeter sereinement dans leurs études », explique Claire Boitard, directrice des admissions.

Aujourd’hui, l’enseignement supérieur est de plus en plus complexe à appréhender pour les candidats : les choix de filières et les modalités d’admission se multiplient, les procédures administratives sont de plus en plus lourdes. Le processus d’admission peut alors devenir stressant et décourageant, en particulier dans des milieux plus défavorisés éloignés de l’information, ou pour les étudiants étrangers qui ne connaissent pas le système éducatif français.

Simplifier les procédures n’était pas l’unique objectif de l’université PSL, elle souhaitait aussi que les candidats se sentent accompagnés et que les informations soient transparentes à toutes les étapes.

« Les 11 écoles qui composent l’Université PSL n’ont pas forcément les mêmes processus d’admission, ce qui peut être difficile à appréhender pour les étudiants. Nous cherchions à créer un système unique, capable de traiter les candidatures à partir d’un même identifiant et de renforcer le sentiment de confiance », commente Fabrizio Veneziano, chef de projet Salesforce CRM à l’Université PSL.

L’université devait aussi maintenir le niveau d’engagement des candidats tout au long du cycle d’admission, qui peut parfois aller jusqu’à 9 mois entre la décision d’admission notifiée par le jury et la rentrée effective. Il faut réussir à garder le contact avec un public présentant des intérêts, objectifs, profils et usages très hétérogènes.

Plus d’autonomie pour les candidats grâce à un portail d’admission dédié

En déployant Sales Cloud et Experience Cloud pour améliorer le parcours étudiant, l’université PSL est devenue une pionnière avec Salesforce dans le milieu de l’enseignement supérieur public.

L’équipe a mis la priorité sur la simplification des admissions, l’harmonisation des procédures, et le développement de relations plus étroites avec les prospects, les alumni et les prescripteurs. Salesforce fournit une plateforme centrale, intégrée et une source unique d’information.

Le portail des candidatures – bâti avec Experience Cloud – donne l’accès aux prospects à toutes les informations et les services en lien avec leur candidature, et est disponible sur mobiles et desktop. Toutes les données sont rassemblées dans un même endroit, ce qui permet aux candidats de facilement déposer des dossiers pour plusieurs formations, quelle que soit l’Ecole visée, sans avoir à dupliquer les informations.

« Cette centralisation de toute l’offre de formations de PSL sur un même portail permet d’ouvrir les champs des possibles pour les candidats : elle les encourage à découvrir et déposer des dossiers dans d’autres cursus en adéquation avec leur profil », commente C. Boitard. Ils peuvent soumettre leurs candidatures, réserver leurs entretiens et prendre connaissance des résultats directement sur la plateforme.

» Lorsque le dossier est soumis, la solution AppExchange Conga Composer, génère un PDF complet d’informations partagé avec les jurys d’admission. En aval du process, les étudiants peuvent accepter l’offre d’admission en un clic et recevoir instantanément leur attestation d’admission.

L’université propose également d’autres services pour aider les étudiants internationaux à préparer leur venue à PSL et à Paris, parmi lesquels le « Welcome Desk ». Les étudiants internationaux prennent rendez-vous en ligne et sont accompagnés dans leurs différentes démarches administratives (visa, logement etc.) et premiers pas à l’Université.

Une expérience plus complète pour les prospects

Aujourd’hui, les admissions sont plus rapides et fluides, avec un parcours candidat balisé dès le premier contact.

« Avec Salesforce, nous offrons de plus en plus de valeur ajoutée aux prospects. Cet accompagnement de proximité à chaque étape peut vraiment être différenciant dans le cadre de l’arbitrage des candidats », poursuit C. Boitard.

Grâce aux données en temps réel et aux tableaux de bord, le suivi devient de plus en plus simple pour l’université PSL, avec une augmentation confirmée de son attractivité à l’international (env. 37% des candidatures au niveau Master).

La prochaine étape pour l’université sera de se concentrer sur la création de contenus. L’équipe a déployé Marketing Cloud Account Engagement pour consolider la relation avec les étudiants, segmenter les prospects et créer des contenus sur mesure pour les différents publics (lycéens, étudiants, prescripteurs académiques). Le parcours démarre en amont par des campagnes personnalisées en fonction des profils. L’objectif est d’aider l’étudiant à se projeter et lui offrir une réelle aide à l’orientation et à l’acte de candidature.

« Des campagnes mail plus intelligentes nous aident à mieux cibler nos communautés. Maintenir une relation sur le long terme avec des étudiants et promouvoir notre marque représente un grand investissement », conclut Didier Latour, DSI de l’université. « Salesforce a transformé notre culture, dans le bon sens. Nous travaillons maintenant de façon plus ciblée, et ce sera notre moteur de croissance pour les prochaines années. »

À propos de l’Université PSL

L’Université PSL, l’une des universités les plus exclusives de France, est classée parmi les 50 meilleurs établissements d’enseignement supérieur au monde. Ses 11 collèges, établis de longue date, proposent à 17 000 étudiants des cours allant des sciences humaines aux sciences de l’ingénieur et à la communication.