Universidad Francisco de Vitoria (Spanish Translation)

La Universidad Francisco de Vitoria (UFV) de Madrid, situada en la capital de España, es una universidad internacional tanto en su origen como en su misión. Esta institución, que cuenta con algo más de 12 500 estudiantes y 1700 entre profesores y personal administrativo, se centra en ayudar a las personas no solo a convertirse en profesionales excepcionales, sino también a ser pensadores bien formados y capaces de contribuir a la sociedad de forma significativa. Todos y cada uno de los profesores y miembros del personal tienen un objetivo en común en la UFV: desarrollar el potencial de los estudiantes, descubrir talentos y guiar a cada persona hacia el éxito a lo largo de su etapa universitaria.

Creamos una nueva oficina para impulsar la transformación digital

Al igual que otras muchas instituciones, el departamento de TI de la UFV se centra desde hace tiempo en la administración y el mantenimiento de los ecosistemas de aplicaciones de la universidad, que no eran pocos.

“Teníamos muchas tecnologías fragmentadas y arquitecturas diferentes, de hecho, teníamos 11 sistemas de CRM”, recuerda Sergio Saldaña, líder de la evolución digital de la UFV. Cada área comercial (estudiantes de grado, posgrado y de formación profesional) tenía sus propios procedimientos y herramientas. Dentro de esas tres áreas, cada departamento (académico, de investigación, de servicios para estudiantes, etc.) tenía su propia base de datos de gestión de contactos. “Así se acabaron creando lagos de datos desconectados, sin una visión unificada de todos ellos”.

Trabajar en estos silos obstaculizó la eficiencia, ralentizó la colaboración y creó experiencias incoherentes para los estudiantes. Por eso unificar este entorno desconectado era la prioridad principal. De ahí surgió la idea de crear un equipo dedicado a reinventar las experiencias digitales de forma holística a lo largo del ciclo de vida de los estudiantes y a impulsar la transformación digital aprovechando las oportunidades tecnológicas disponibles en el mercado.

“Creemos que una estrategia de datos sólida y un enfoque conjunto sean elementos clave para crear relaciones de confianza entre los estudiantes y el personal, y así apoyar de forma eficaz a cada individuo dentro de nuestra comunidad”, añade Saldaña. Por eso, la institución imaginó cómo sería conectar toda la información relacionada con los estudiantes en una única plataforma alojada en la nube. “Una plataforma así es indispensable para gestionar todos los datos con los que trabajamos, ejecutar todas las operaciones y, en definitiva, mejorar el proceso de aprendizaje de nuestros estudiantes”.

La UFV vio en Education Cloud el potencial para crear una única plataforma con una gran cantidad de información para ejecutar sus operaciones y conectar todos los puntos relacionados con el estudiante. “Confiamos en Salesforce para que nos ayudara a innovar e impulsar así el éxito de los estudiantes y las instituciones a escala, ya que es el líder del mercado en impulsar la transformación digital y ayudar a las empresas a conectarse con sus clientes de una forma totalmente nueva”, afirma Saldaña.

Ahora, gracias a la mayor transparencia y la gran cantidad de información que proporciona la plataforma, la oficina de transformación digital es capaz de asesorar mejor a cada grupo funcional e implementar soluciones que satisfacen las necesidades empresariales. “Education Cloud nos ayudó a crear una cultura abierta al cambio, además de fomentar la agilidad de los equipos”, reconoce Saldaña.

Adaptamos las capacidades de la plataforma a las necesidades de la UFV

La misión inicial de Education Cloud era la de construir perfiles exhaustivos de los estudiantes con la UFV para ayudar a la universidad a identificar y captar talentos prometedores lo antes posible. Los equipos de la UFV utilizan Education Cloud para buscar e inscribir a los estudiantes más idóneos. La plataforma almacena las candidaturas de los estudiantes, los resultados de pruebas o cualquier información que proporcionen a la escuela online (es decir, después de visitar el sitio web) y al interactuar con los equipos de la UFV (es decir, cuando llaman por teléfono o durante las jornadas de puertas abiertas). Además, cada candidato tiene acceso a un portal construido en Community Cloud, al que puede subir toda la información necesaria para completar su solicitud. Los responsables del proceso de captación y asesores de admisión pueden usar toda esta información para asignar al candidato al programa adecuado y usar Education Cloud para fomentar su interés.

Una vez que el candidato avanza a lo largo del embudo, los directores de las titulaciones pueden revisar la información del solicitante, lo que les permite conocer mejor a sus futuros estudiantes y trabajar con académicos para apoyarlos incluso antes de comenzar el programa. Cada interacción se registra en Salesforce para ayudar a la institución a tomar decisiones de admisión sólidas.

Como dice Saldaña, “el verdadero poder de la educación reside en ayudar a los individuos a crecer mientras estudian contigo. Se trata de hacer todo lo posible para ayudarles a que sean conscientes de su potencial y a ser la fuerza impulsora del bien social. Queremos conocer sus aspiraciones y ayudarles a convertirse en los grandes profesionales del futuro.

Nuestra relación con ellos no debe terminar cuando se convierten en antiguos alumnos. Si regresan al mundo académico, queremos que nos recuerden a nosotros y a nuestra capacidad para ofrecer la mejor experiencia posible”. Es por ello que la UFV sigue el proceso de cada estudiante de principio a fin: para poder compartir información relevante con todos y lograr que no olviden la universidad.

Proporcionamos resultados prácticos tangibles

Desde que la UFV empezó a trabajar con Education Cloud en abril de 2019, su rendimiento general ha mejorado gracias a la optimización de los servicios y la mejora de la eficiencia. También ha permitido a la UFV ser más ágil y fomentar la colaboración en todo el campus.

“Ahora utilizamos la plataforma para mejorar nuestros servicios actuales y crear otros nuevos que sean más relevantes”, explica Saldaña. Por ejemplo, la UFV está creando una plataforma integral dedicada a consultas y servicios para mejorar el tiempo de respuesta a los estudiantes. Además, desde hace poco también utiliza avisos para hacer un seguimiento tanto de la asistencia como del uso y las reservas de salas para optimizar la gestión de las instalaciones.

Como los departamentos se habían acostumbrado a trabajar a su manera y con sus propios sistemas de TI heredados, la gestión del cambio también era un reto. Sin embargo, gracias a los recursos gratuitos de Salesforce en Trailhead y The Power of Us Hub, junto con del apoyo continuo del equipo de Salesforce, la transformación digital de la UFV fue un proceso rápido. “Nos impresionó mucho la forma en que Salesforce siguió involucrándose después de que adquiriéramos su producto”, dice Saldaña. “Se comprometieron con nuestro éxito desde el primer momento, y el servicio que nos brindaron superó todas nuestras expectativas”.

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